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REGOLAMENTO VIDEOSORVEGLIANZA

Titolare del trattamento: Fondazione Sandretto Re Rebaudengo - Torino

1. DEFINIZIONI

Il presente Regolamento disciplina il trattamento dei dati personali effettuato mediante l’uso di sistemi di videosorveglianza.

Ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE n. 2016/679, la FSRR, nella qualità di titolare del trattamento, tutela gli interessati, osservando i principi di correttezza, liceità e trasparenza nel trattamento dei dati e le disposizioni legislative, nazionali ed europee, in materia di protezione dei dati personali.

La Fondazione rispetta altresì le norme dell’Ordinamento in quanto applicabili quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, le vigenti norme dell’Ordinamento civile e penale in materia di interferenze illecite nella vita privata o sul controllo a distanza dei lavoratori.

L’archivio è qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibili secondo criteri determinati.

Trattamento è qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, la cancellazione o la distruzione.

Il dato personale è qualunque informazione riguardante la persona fisica identificata o identificabile (interessato), anche indirettamente e rilevata mediante trattamento di immagini effettuate attraverso l’impianto di videosorveglianza.

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE n. 2016/679 il Titolare del trattamento può nominare un Responsabile esterno del trattamento.

 

2. IL TRATTAMENTO DEI DATI PER LE FINALITA’ DELL’IMPIANTO DI VIDEOSORVEGLIANZA

I dati vengono raccolti esclusivamente mediante riprese videoregistrate che, in relazione ai luoghi di installazione delle videocamere, interessano prevalentemente i soggetti e gli eventuali mezzi di trasporto che transitano nell’area interessata.

2.1. Finalità del trattamento

La videosorveglianza è utilizzata per la protezione e l’incolumità, interna ed esterna agli edifici ove si svolgono le attività e i servizi, degli individui e dei beni aziendali. In ogni caso, è fatto salvo il trattamento dei dati personali per ottemperare alle esigenze attinenti alla prevenzione, all’accertamento e alla repressione dei reati commessi, alla sicurezza pubblica, all’esercizio del diritto di difesa del titolare o di terzi, in ogni sede giudiziaria, sulla base delle immagini captate dalle videocamere (acquisizione di prove).

Tutte le telecamere del sistema di videosorveglianza in uso presso la FSRR sono utilizzate per garantire la sicurezza dei beni rispetto a danneggiamenti, atti di vandalismo, sicurezza sul lavoro, furti, aggressioni, rapine e fatti analoghi.

In generale, tutte le telecamere sono volte a:

-  accertare e contestare comportamenti illeciti qualora essi avvengano in aree sottoposte a controllo, sia in orari notturni sia diurni;

- agevolare l’attività di indagine dell’Autorità Giudiziaria o le indagini difensive, attraverso l’acquisizione delle immagini captate attraverso il sistema di videosorveglianza, al fine di accertare la commissione di atti illeciti o presunti tali.

Nello specifico, tutte le telecamere sono volte a:

- prevenire accessi non autorizzati o altri comportamenti illeciti nella sede del Parco d’Arte della FSRR a Guarene, attraverso un effetto deterrente che il sistema di videosorveglianza è in grado di produrre nell’area del Parco;

- sorvegliare gli spazi museali e le aree esterne, anche in occasione di eventi a partecipazione pubblica che possono presentare elementi di criticità, anche sotto il profilo dell’ordine pubblico;

- proteggere l’integrità del patrimonio mobiliare e immobiliare della Fondazione da atti vandalici e da danneggiamenti di terzi.

2.2. Legittimo interesse della Fondazione

Le finalità perseguite attraverso il sistema di videosorveglianza soddisfano il legittimo interesse della Fondazione contro i rischi di comportamenti illeciti o presunti tali.

 

2.3 Necessità del trattamento

Il sistema di videosorveglianza comporta esclusivamente il trattamento delle immagini rilevate mediante le riprese video e che, in relazione ai luoghi di installazione delle videocamere, interessano i soggetti e i mezzi di trasporto che transitano o sostano nell’area videosorvegliata.

L’attività di videosorveglianza raccoglie esclusivamente i dati strettamente necessari per il raggiungimento delle finalità perseguite, registrando le sole immagini indispensabili, limitando l’angolo visuale delle riprese, evitando, quando non indispensabile, immagini dettagliate o ingrandite non rilevanti, nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza. Nel caso di videocamere che riprendono le aree perimetrali esterne, l’angolo visuale è delimitato alle sole parti interessate, escludendo dalle riprese le aree non strettamente pertinenti gli edifici.

Il trattamento è effettuato senza ledere i diritti e le libertà degli interessati, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

La memorizzazione delle immagini consente la conservazione dei mezzi di prova per l’accertamento di eventuali comportamenti illeciti.

Unitamente alla videosorveglianza sono previsti altri sistemi di controllo che, tuttavia non consentono di perseguire le finalità di sicurezza e protezione garantite dalla videosorveglianza.

 

 

3. MISURE DI SICUREZZA TECNICHE ED ORGANIZZATIVE

 

3.1. Collocazione server

I dati personali oggetto del trattamento sono custoditi nel server situato presso la Control Room ….. AllSystem? L’ufficio è collocato in luogo chiuso e non accessibile al pubblico.

 

3.2. Autorizzazioni

L’accesso ai locali ove è custodito il server è consentito solamente alle persone fisiche, incaricate del trattamento, autorizzate, per iscritto, ad utilizzare gli impianti e visionare le registrazioni. In particolare, autorizzato dal Titolare ad accedere agli impianti e al trattamento delle immagini videoregistrate è il …. personale AllSystem?

Il Titolare del trattamento designa e nomina gli addetti autorizzati alla gestione del servizio di videosorveglianza nell’ambito dei propri dipendenti e di aziende esterne debitamente nominate, se del caso, quali responsabili del trattamento che, per capacità, affidabilità ed esperienza forniscono idonea garanzia nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Possono essere autorizzati all’accesso alla Control Room solo gli addetti per scopi connessi alle finalità di cui al presente Regolamento, nonché il personale addetto alla manutenzione degli impianti e alla pulizia dei locali, i cui nominativi dovranno essere comunicati per iscritto al Titolare del trattamento.

Il Titolare del trattamento impartisce adeguate istruzioni atte ad evitare il rilevamento di dati da parte delle persone autorizzate ad accedere ai locali per la manutenzione degli impianti e alla pulizia dei locali.

 

3.3 Accesso alle immagini

L’accesso alle immagini da parte degli addetti autorizzati al trattamento si limita alle attività oggetto della sorveglianza; eventuali altre informazioni di cui vengano a conoscenza mentre osservano il comportamento di un soggetto ripreso non devono essere prese in considerazione. Nel caso le immagini siano conservate, i relativi supporti vengono custoditi, per l’intera durata della conservazione, in un armadio o struttura simile dotata di serratura, apribile solo dagli addetti autorizzati al trattamento. La cancellazione delle immagini sarà garantita mediante gli strumenti e le procedure più adeguate.

Fatti salvi i casi di richieste degli interessati, i dati registrati possono essere riesaminati, nel limite di tempo ammesso per la conservazione, solo in caso di effettiva necessità per il conseguimento delle finalità predette e a seguito di regolare autorizzazione richiesta al Titolare.

 

3.4 Modalità di accesso alle immagini

In caso di rilevazione di immagini di fatti concernenti ipotesi di reato, commessi all’interno dell’area della Fondazione, per la tutela del patrimonio o dei beni, collocati all’interno degli spazi di proprietà, o per la salvaguardia dell’incolumità fisica delle persone, il Titolare del trattamento o un suo delegato è tenuto a darne comunicazione senza ritardo alle Forze dell’Ordine o all’Autorità competente, provvedendo alla conservazione delle immagini su appositi supporti.

 

3.5. Informazioni per gli interessati

Gli interessati devono essere informati che stanno per accedere ad una zona videosorvegliata. In osservanza del provvedimento in materia di videosorveglianza reso dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali in data 8 aprile 2010 (e successive Linee Guida n. 3/2019) sono installati uno o più cartelli, in relazione alla presenza di telecamere e secondo il loro raggio di azione.

Tali cartelli sono collocati in modo da essere ben visibili in ogni condizione di illuminazione; riportano un simbolo o una stilizzazione di esplicita e immediata comprensione; sono collocati nelle immediate vicinanze della telecamera.

 

4. MODALITA’ DI RACCOLTA, CONSERVAZIONE E REQUISITI DEI DATI PERSONALI

I dati personali vengono trattati in modo lecito e secondo correttezza per le finalità indicate nel presente Regolamento.

I dati vengono trattati in modo pertinente, completo e non eccedente, rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati.

I dati vengono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello strettamente necessario al soddisfacimento delle finalità dell’impianto, per le quali essi sono raccolti e successivamente trattati e, in ogni caso, per un periodo di tempo non superiore alle …. ore successive alla rilevazione, per esigenze di tutela e conservazione del patrimonio.

In ogni caso sono fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività, chiusura degli uffici della Fondazione o per aderire a una richiesta della Polizia Giudiziaria o dell’Autorità Giudiziaria.

I dati vengono trattati con modalità idonee a salvaguardare l’anonimato, anche successivamente alla raccolta.

Non sono consentite riprese di dettaglio di tratti somatici delle persone fisiche che non siano funzionali alle finalità istituzionali dell’impianto attivato.

Le telecamere presentano le caratteristiche descritte in un’apposita relazione rilasciata dalla ditta installatrice e tale materiale è conservato a cura del Titolare.

 

5. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In relazione al trattamento dei dati personali, è assicurato agli interessati l’effettivo esercizio dei propri diritti. Le istanze possono essere trasmesse mediante lettera raccomandata o pec al Titolare del trattamento, che dovrà provvedere entro 30 giorni. E’ ammesso reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Nel caso di richiesta di accesso ai propri dati, l’interessato potrà prendere visione soltanto delle immagini che lo riguardano direttamente. La richiesta dovrà essere motivata, quanto più possibile precisa, scritta e corredata della fotocopia del documento di identità del richiedente. L’istanza deve fare riferimento a quale impianto di sorveglianza si fa riferimento, al giorno e all’ora in cui l’istante potrebbe essere stato oggetto di ripresa.

Il Titolare del trattamento, previa valutazione dell’istanza, può autorizzare la visione delle immagini, indicandone specifiche modalità.